कन्फ़र्मेशन के साथ, हर नया कैश ऑन डिलीवरी ऑर्डर आपके उन स्टाफ़ सदस्यों में से किसी एक के पास जाता है जो खरीदारों को कॉल करके उनके ऑर्डर कन्फ़र्म करते हैं। उनमें से हर कोई अपने कन्फ़र्मेशन पेज पर सिर्फ़ उसे सौंपे गए ऑर्डर पर काम करता है, और आप देखते हैं कि हर स्टाफ़ सदस्य कितने ऑर्डर कन्फ़र्म करता है और उनमें से कितने डिलीवर होते हैं।
कन्फ़र्मेशन चालू करना
- खरीदारों को कॉल करने वाले हर स्टाफ़ सदस्य को सेटिंग्स > स्टाफ़ में कन्फ़र्मेशन की अनुमति दें। देखें स्टाफ़ सदस्य कैसे जोड़ें और उनकी अनुमतियाँ कैसे सेट करें?
- ऑर्डर खोलें और कन्फ़र्मेशन पर क्लिक करें, जो टेबल के ऊपर पहला बटन है। इसे सिर्फ़ मालिक और सेटिंग्स की अनुमति वाले स्टाफ़ मेंबर देखते हैं।
- कन्फ़र्मेशन चालू करें, एक डिस्ट्रीब्यूशन मोड चुनें, और सेव करें पर क्लिक करें।
कन्फ़र्मेशन पेज खुल जाता है और मेन्यू में बना रहता है। इसके बाद इसकी सेटिंग्स वहीं, टेबल के ऊपर गियर आइकन (सेटिंग्स) के पीछे मिलती हैं, और ऑर्डर पेज वाला बटन तब तक नहीं दिखता जब तक आप कन्फ़र्मेशन बंद नहीं करते। सिर्फ़ वही ऑर्डर बाँटे जाते हैं जो इसे चालू करने के बाद आए हों, ताकि आपके स्टाफ़ मेंबर को पुराने ऑर्डर का ढेर कभी न मिले। इसे बंद करके फिर से चालू करने पर गिनती उसी नए पल से शुरू होती है।
ऑर्डर कैसे बाँटे जाते हैं
डिस्ट्रीब्यूशन मोड में इनमें से एक चुनें:
- बराबर: हर नया ऑर्डर उस स्टाफ़ सदस्य के पास जाता है जिसके पास कॉल के लिए सबसे कम ऑर्डर बाकी हैं।
- प्रतिशत: हर स्टाफ़ सदस्य को ऑर्डर का उतना हिस्सा मिलता है जितना आप स्टाफ़ टैब में सेट करते हैं।
- मार्केट के अनुसार: हर ऑर्डर उस स्टाफ़ सदस्य के पास जाता है जो उसके देश को संभालता है। जिस देश को कोई नहीं संभालता, उसका ऑर्डर उस स्टाफ़ सदस्य के पास जाता है जिसके पास सबसे कम ऑर्डर बाकी हैं।
- मैनुअल: कोई भी ऑर्डर अपने आप नहीं बाँटा जाता, आप हर ऑर्डर खुद सौंपते हैं। इस मोड में स्टाफ़ टैब छिपा रहता है।
डुप्लिकेट ऑर्डर तय करता है कि जब वही ग्राहक कुछ दिनों के अंदर फिर से ऑर्डर करता है तो क्या होता है:
- वही स्टाफ़ मेंबर: ऑर्डर उस स्टाफ़ सदस्य के पास जाता है जिसके पास ग्राहक का पहला ऑर्डर पहले से है, ताकि ग्राहक को एक ही कॉल आए। यह मैनुअल मोड में भी काम करता है।
- किसी भी ऑर्डर की तरह: ऑर्डर एक नए ऑर्डर की तरह बाँटा जाता है। यह विकल्प मैनुअल मोड में नहीं मिलता, क्योंकि उसमें कुछ भी अपने आप नहीं बाँटा जाता।
- किसी को न सौंपें: ऑर्डर किसी को नहीं मिलता, ताकि आप उसे जाँचकर खुद कोई स्टाफ़ मेंबर चुन सकें।
ऑनलाइन पेमेंट वाले ऑर्डर, अधूरे चेकआउट और टेस्ट ऑर्डर कभी नहीं बाँटे जाते। जिस ऑर्डर को कोई नहीं मिलता, वह बिना किसी स्टाफ़ मेंबर के इंतज़ार करता है और जैसे ही कोई स्टाफ़ मेंबर उसे ले सकता है, उसे सौंप दिया जाता है।
हर स्टाफ़ सदस्य को सेट करना
स्टाफ़ टैब में कन्फ़र्मेशन की अनुमति वाले हर स्टाफ़ सदस्य का एक कार्ड दिखता है। हर कार्ड में सिर्फ़ वही दिखता है जो आपका डिस्ट्रीब्यूशन मोड इस्तेमाल करता है:
- नए ऑर्डर पाएँ: इस स्टाफ़ सदस्य के लिए नए ऑर्डर रोकने के लिए इसे बंद करें, जैसे छुट्टी के दिन। उसके पास पहले से मौजूद ऑर्डर उसी के पास रहते हैं, और आप फिर भी उसे खुद ऑर्डर सौंप सकते हैं।
- हिस्सा: प्रतिशत मोड में दिखता है, 0 से 100 तक। ज़्यादा हिस्सा मतलब ज़्यादा ऑर्डर, और 0 इस स्टाफ़ सदस्य को रोक देता है।
- मार्केट: मार्केट के अनुसार मोड में दिखता है। इन देशों के ऑर्डर इस स्टाफ़ सदस्य के पास जाते हैं।
अगर आप किसी स्टाफ़ सदस्य से कन्फ़र्मेशन की अनुमति हटा देते हैं, तो उसके जो ऑर्डर अभी कॉल का इंतज़ार कर रहे हैं, वे दूसरे स्टाफ़ सदस्यों को सौंप दिए जाते हैं। जो ऑर्डर वह पहले ही कन्फ़र्म कर चुका है, उन पर उसका नाम बना रहता है, ताकि उसके आँकड़े सही रहें।
स्टाफ़ सदस्य क्या करता है
स्टाफ़ सदस्य मेन्यू से कन्फ़र्मेशन खोलता है और सिर्फ़ उसे सौंपे गए ऑर्डर देखता है। मेन्यू आइटम के पास वाली संख्या बताती है कि उसके कितने ऑर्डर कॉल का इंतज़ार कर रहे हैं। हर ऑर्डर के लिए वह ये कर सकता है:
- खरीदार को कॉल करके ऑर्डर का स्टेटस बदलना, जैसे कन्फ़र्म हुए, संपर्क नहीं हुआ या रद्द किया गया।
- कॉल के दौरान ऑर्डर एडिट करें से ऑर्डर ठीक करना: प्रोडक्ट, मात्रा, कीमतें, शिपिंग, डिस्काउंट और पता।
- ऑर्डर को उसके डिलीवरी टैब से Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog या Forcelog को भेजना, कन्फ़र्म करने से पहले भी।
वे दूसरे ऑर्डर नहीं देख सकते, ऑर्डर नहीं सौंप सकते, किसी खरीदार को ब्लॉक नहीं कर सकते, और कूरियर लेबल प्रिंट नहीं कर सकते। उन्हें दूसरी अनुमतियाँ तभी दें जब उन्हें उनकी ज़रूरत हो।
जब कोई ऑर्डर Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog या Forcelog को जाता है, तो उसे कन्फ़र्म करने या भेजने वाले व्यक्ति का नाम पार्सल के रेफ़रेंस के साथ जाता है, ताकि आपको पता रहे कि उसे किसने संभाला।
ऑर्डर खुद सौंपना
स्टोर के मालिक के रूप में, कन्फ़र्मेशन पेज पर आपको हर ऑर्डर एक स्टाफ़ मेंबर कॉलम के साथ दिखता है, और आप स्टाफ़ सदस्य के हिसाब से या कोई स्टाफ़ मेंबर नहीं के हिसाब से फ़िल्टर कर सकते हैं। ऑर्डर पर टिक लगाएँ, ऐक्शन मेन्यू खोलें, किसी स्टाफ़ मेंबर को सौंपें चुनें और एक स्टाफ़ सदस्य चुनें, या स्टाफ़ मेंबर हटाएँ चुनें।
कन्फ़र्मेशन के आँकड़े
कन्फ़र्मेशन पेज का आँकड़े टैब खोलें। मार्केट, प्रोडक्ट, तारीख और (मालिक के लिए) स्टाफ़ सदस्य के हिसाब से फ़िल्टर करें। आप देखते हैं:
- ऑर्डर, दो हिस्सों में बँटे हुए: जो कॉल का इंतज़ार कर रहे हैं और जिन पर काम हो चुका है।
- कन्फ़र्मेशन रेट: जिन ऑर्डर पर काम हो चुका है, उनमें से कन्फ़र्म हुए ऑर्डर।
- डिलीवरी रेट: कन्फ़र्म हुए ऑर्डर में से डिलीवर हुए ऑर्डर।
- रद्द या अस्वीकार किया गया: जिन ऑर्डर पर काम हो चुका है, उनमें से खोए गए ऑर्डर का हिस्सा, साथ में रद्द और अस्वीकार किए गए ऑर्डर की संख्या।
इन कार्ड के ऊपर हर स्टेटस के लिए एक रिंग दिखाती है कि उसमें कितने ऑर्डर हैं। मालिक को एक टेबल भी दिखती है जिसमें सभी स्टाफ़ सदस्यों की तुलना होती है। स्टाफ़ सदस्य को सिर्फ़ अपने आँकड़े दिखते हैं। टेस्ट, डिलीट किए गए और अधूरे ऑर्डर नहीं गिने जाते।