Với Xác nhận đơn hàng, mỗi đơn hàng thanh toán khi nhận hàng mới sẽ được giao cho một nhân viên xác nhận của bạn, tức là những nhân viên gọi điện cho người mua để xác nhận đơn. Mỗi nhân viên chỉ làm việc với các đơn được giao cho họ, trên trang Xác nhận đơn hàng của riêng họ, và bạn theo dõi mỗi người xác nhận được bao nhiêu đơn và bao nhiêu đơn đã được giao thành công.
Bật Xác nhận đơn hàng
- Cấp quyền Xác nhận đơn hàng cho từng nhân viên trong Cài đặt > Nhân viên. Xem Làm sao để thêm nhân viên và thiết lập quyền cho họ?
- Mở Đơn hàng và nhấp Xác nhận đơn hàng, nút đầu tiên phía trên bảng. Chỉ chủ cửa hàng và nhân viên có quyền Cài đặt mới thấy nút này.
- Bật Xác nhận đơn hàng, chọn một Chế độ phân phối, rồi nhấn Lưu.
Trang Xác nhận đơn hàng sẽ mở ra và luôn có trong menu. Từ đó, các cài đặt của tính năng nằm ở trang này, sau biểu tượng bánh răng (Cài đặt) phía trên bảng, và nút trên trang Đơn hàng sẽ biến mất cho đến khi bạn tắt Xác nhận đơn hàng. Chỉ những đơn được đặt sau khi bạn bật tính năng mới được chia, nên nhân viên của bạn không bao giờ nhận một đống đơn cũ. Tắt rồi bật lại sẽ bắt đầu tính từ thời điểm mới đó.
Cách chia đơn hàng
Trong Chế độ phân phối, chọn một trong các chế độ sau:
- Chia đều: mỗi đơn mới được giao cho nhân viên có ít đơn đang chờ gọi nhất.
- Theo phần trăm: mỗi nhân viên nhận một phần đơn hàng mà bạn đặt trong tab Nhân viên.
- Theo thị trường: mỗi đơn được giao cho nhân viên phụ trách quốc gia của đơn đó. Đơn từ quốc gia không có nhân viên nào phụ trách sẽ được giao cho nhân viên có ít đơn đang chờ nhất.
- Thủ công: không đơn nào được tự động chia, bạn tự giao từng đơn. Tab Nhân viên bị ẩn ở chế độ này.
Đơn hàng trùng lặp quyết định điều gì xảy ra khi cùng một khách hàng đặt hàng lại trong vài ngày:
- Cùng nhân viên: đơn được giao cho nhân viên đang giữ đơn đầu tiên của khách hàng, nên khách hàng chỉ nhận một cuộc gọi. Cách này cũng hoạt động ở chế độ Thủ công.
- Như mọi đơn hàng: đơn được chia như một đơn mới. Lựa chọn này không có ở chế độ Thủ công, vì ở đó không đơn nào được tự động chia.
- Không giao cho ai: không ai nhận đơn, nên bạn có thể kiểm tra và tự chọn nhân viên.
Đơn đã thanh toán trực tuyến, thanh toán bị bỏ dở và đơn thử không bao giờ được chia. Đơn không tìm được nhân viên sẽ chờ mà không có nhân viên nào và được chia ngay khi có nhân viên có thể nhận.
Thiết lập từng nhân viên
Tab Nhân viên hiển thị một thẻ cho mỗi nhân viên có quyền Xác nhận đơn hàng. Mỗi thẻ chỉ hiển thị những gì chế độ phân phối của bạn sử dụng:
- Nhận đơn hàng mới: tắt để ngừng giao đơn mới cho nhân viên này, ví dụ vào ngày nghỉ. Họ vẫn giữ các đơn đã có, và bạn vẫn có thể tự giao đơn cho họ.
- Tỷ lệ: hiển thị ở chế độ Theo phần trăm, từ 0 đến 100. Tỷ lệ cao hơn nghĩa là nhiều đơn hơn, và 0 sẽ tạm dừng nhân viên này.
- Thị trường: hiển thị ở chế độ Theo thị trường. Đơn từ các quốc gia này được giao cho nhân viên này.
Nếu bạn gỡ quyền Xác nhận đơn hàng của một nhân viên, các đơn của họ còn đang chờ gọi sẽ được giao cho những nhân viên khác. Các đơn họ đã xác nhận vẫn giữ tên họ, nên thống kê của họ vẫn đúng.
Nhân viên xác nhận làm gì
Nhân viên mở Xác nhận đơn hàng từ menu và chỉ thấy các đơn được giao cho họ. Con số cạnh mục menu cho biết số đơn của họ đang chờ gọi. Với mỗi đơn, họ có thể:
- Gọi cho người mua và đổi trạng thái đơn hàng, ví dụ thành Đã xác nhận, Không liên lạc được hoặc Đã hủy.
- Sửa đơn hàng ngay trong cuộc gọi bằng Sửa đơn hàng: sản phẩm, số lượng, giá, vận chuyển, giảm giá và địa chỉ.
- Gửi đơn hàng đến Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog hoặc Forcelog từ tab Giao hàng của đơn, ngay cả trước khi xác nhận đơn.
Nhân viên không thể xem các đơn khác, giao đơn, chặn người mua hoặc in nhãn vận chuyển. Chỉ cấp thêm quyền khác cho họ khi họ thật sự cần.
Khi một đơn được gửi đến Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog hoặc Forcelog, tên của người đã xác nhận hoặc gửi đơn sẽ đi kèm mã tham chiếu của kiện hàng, để bạn biết ai đã xử lý đơn đó.
Tự giao đơn hàng
Với vai trò chủ cửa hàng, trang Xác nhận đơn hàng hiển thị mọi đơn với cột Nhân viên, và bạn có thể lọc theo nhân viên hoặc theo Chưa có nhân viên. Đánh dấu các đơn, mở menu thao tác, chọn Giao cho một nhân viên rồi chọn một nhân viên, hoặc chọn Gỡ nhân viên.
Thống kê xác nhận
Mở tab Thống kê của trang Xác nhận đơn hàng. Lọc theo thị trường, sản phẩm, ngày và (với chủ cửa hàng) nhân viên. Bạn sẽ thấy:
- Đơn hàng, chia thành các đơn đang chờ gọi và các đơn đã xử lý.
- Tỷ lệ xác nhận: số đơn đã xác nhận trên số đơn đã được xử lý.
- Tỷ lệ giao hàng: số đơn đã giao thành công trên số đơn đã xác nhận.
- Đã hủy hoặc đã từ chối: tỷ lệ đơn đã xử lý bị mất, kèm số đơn đã hủy và số đơn đã từ chối.
Phía trên các thẻ này, mỗi trạng thái có một vòng tròn cho biết có bao nhiêu đơn ở trạng thái đó. Chủ cửa hàng còn thấy một bảng so sánh tất cả nhân viên. Nhân viên chỉ thấy số liệu của chính mình. Đơn thử, đơn đã xóa và đơn bị bỏ dở không được tính.