Com a Confirmação, cada novo pedido com pagamento na entrega vai para um dos seus colaboradores que ligam aos compradores para confirmar os pedidos. Cada um deles trabalha apenas nos pedidos que lhe são entregues, na sua própria página Confirmação, e você acompanha quantos pedidos cada um confirma e quantos são entregues.
Ativar a Confirmação
- Dê a cada colaborador que liga aos compradores a permissão Confirmação em Configurações > Colaboradores. Consulte Como adiciono membros da equipa e defino as suas permissões?
- Abra Pedidos e clique em Confirmação, o primeiro botão por cima da tabela. Só o proprietário e os colaboradores com a permissão Configurações o veem.
- Ative a Confirmação, escolha um Modo de distribuição e clique em Guardar.
A página Confirmação abre-se e fica no menu. A partir daí, as suas definições ficam nessa página, no ícone da roda dentada (Configurações) por cima da tabela, e o botão da página Pedidos desaparece até desativar a Confirmação. Só os pedidos feitos depois de a ativar são repartidos, por isso os seus colaboradores nunca recebem uma pilha de pedidos antigos. Se a desativar e voltar a ativar, começa a partir desse novo momento.
Como os pedidos são repartidos
Em Modo de distribuição, escolha uma destas opções:
- Igual: cada novo pedido vai para o colaborador com menos pedidos à espera de uma chamada.
- Percentagem: cada colaborador recebe a parte dos pedidos que definir no separador Colaboradores.
- Por mercado: cada pedido vai para um colaborador que cobre o seu país. Um pedido de um país que ninguém cobre vai para o colaborador com menos pedidos à espera.
- Manual: nenhum pedido é repartido sozinho, é você que atribui cada pedido. O separador Colaboradores fica oculto neste modo.
Pedidos duplicados decide o que acontece quando o mesmo cliente volta a encomendar dentro de poucos dias:
- Mesmo colaborador: vai para o colaborador que já tem o primeiro pedido do cliente, para que o cliente receba uma só chamada. Isto também funciona no modo Manual.
- Como qualquer pedido: é repartido como um pedido novo. Esta opção não existe no modo Manual, onde nada é repartido.
- Não dar a ninguém: ninguém o recebe, por isso você pode verificá-lo e escolher você mesmo um colaborador.
Os pedidos pagos online, os checkouts abandonados e os pedidos de teste nunca são repartidos. Um pedido que não encontra ninguém fica à espera sem nenhum colaborador e é repartido assim que um colaborador o puder receber.
Configurar cada colaborador
O separador Colaboradores mostra um cartão para cada colaborador com a permissão Confirmação. Cada cartão mostra apenas o que o seu modo de distribuição usa:
- Receber novos pedidos: desative-o para deixar de enviar novos pedidos a este colaborador, por exemplo num dia de folga. Ele mantém os pedidos que já tem, e você ainda pode atribuir-lhe pedidos.
- Quota: mostrada no modo Percentagem, de 0 a 100. Uma quota mais alta significa mais pedidos, e 0 pausa este colaborador.
- Mercados: mostrado no modo Por mercado. Os pedidos destes países vão para este colaborador.
Se retirar a permissão Confirmação a um colaborador, os pedidos dele que ainda esperam uma chamada passam para os outros. Os pedidos que ele já confirmou mantêm o seu nome, por isso as suas estatísticas continuam corretas.
O que faz um colaborador
Um colaborador abre a Confirmação no menu e vê apenas os pedidos que lhe foram entregues. O número ao lado do item do menu conta os pedidos dele à espera de uma chamada. Para cada pedido, ele pode:
- Ligar ao comprador e alterar o estado do pedido, por exemplo para Confirmado, Sem contacto ou Cancelado.
- Corrigir o pedido durante a chamada com Editar pedido: os produtos, as quantidades, os preços, o envio, o desconto e a morada.
- Enviar o pedido para a Sendit, a Ameex, a Ozon Express, a Digylog ou a Forcelog a partir do separador Entrega, mesmo antes de o confirmar.
Eles não podem ver outros pedidos, atribuir pedidos, bloquear um comprador nem imprimir etiquetas de envio. Dê-lhes outras permissões apenas se precisarem delas.
Quando um pedido vai para a Sendit, a Ameex, a Ozon Express, a Digylog ou a Forcelog, o nome da pessoa que o confirmou ou enviou segue com a referência da encomenda, para saber quem tratou dele.
Atribuir pedidos você mesmo
Como dono da loja, a página Confirmação mostra-lhe todos os pedidos com uma coluna Colaborador, e pode filtrar por colaborador ou por Sem colaborador. Marque os pedidos, abra o menu de ações, escolha Dar a um colaborador e escolha um colaborador, ou escolha Remover colaborador.
Estatísticas de confirmação
Abra o separador Estatísticas da página Confirmação. Filtre por mercado, produto, data e (para o dono) colaborador. Vê:
- Pedidos, divididos entre os que estão à espera de uma chamada e os que já foram tratados.
- Taxa de confirmação: pedidos confirmados em relação aos pedidos já tratados.
- Taxa de entrega: pedidos entregues em relação aos confirmados.
- Cancelados ou rejeitados: a parte dos pedidos tratados que se perderam, com o número de cancelados e de rejeitados.
Acima destes cartões, um anel para cada estado mostra quantos pedidos tem. O dono vê também uma tabela que compara todos os colaboradores. Um colaborador só vê os seus próprios números. Os pedidos de teste, eliminados e abandonados não são contados.