কনফার্মেশন চালু থাকলে প্রতিটি নতুন ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার আপনার এমন একজন স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়, যিনি ক্রেতাদের কল করে তাদের অর্ডার কনফার্ম করেন। তারা প্রত্যেকে নিজের কনফার্মেশন পেজে শুধু তাকে দেওয়া অর্ডারগুলো নিয়ে কাজ করেন, আর আপনি দেখতে পান প্রত্যেকে কতগুলো অর্ডার কনফার্ম করেন এবং কতগুলো ডেলিভারি হয়।
কনফার্মেশন চালু করা
- সেটিংস > স্টাফ-এ ক্রেতাদের কল করেন এমন প্রত্যেক স্টাফ মেম্বারকে কনফার্মেশন পারমিশন দিন। দেখুন কীভাবে স্টাফ যোগ করব এবং তাদের পারমিশন সেট করব?
- অর্ডার খুলুন এবং টেবিলের ওপরের প্রথম বাটন কনফার্মেশন-এ ক্লিক করুন। শুধু মালিক এবং সেটিংস পারমিশন থাকা স্টাফ মেম্বাররা এটি দেখতে পান।
- কনফার্মেশন চালু করুন, একটি ডিস্ট্রিবিউশন মোড বেছে নিন এবং সেভ করুন-এ ক্লিক করুন।
কনফার্মেশন পেজটি খুলে যায় এবং মেনুতে থেকে যায়। এরপর থেকে এর সেটিংস সেখানেই থাকে, টেবিলের ওপরের গিয়ার আইকনের (সেটিংস) ভেতরে, আর কনফার্মেশন বন্ধ না করা পর্যন্ত অর্ডার পেজের বাটনটি আর দেখা যায় না। শুধু চালু করার পরে আসা অর্ডারগুলোই ভাগ করা হয়, তাই আপনার স্টাফ মেম্বাররা কখনো পুরোনো অর্ডারের স্তূপ পান না। বন্ধ করে আবার চালু করলে সেই নতুন মুহূর্ত থেকে শুরু হয়।
অর্ডার কীভাবে ভাগ হয়
ডিস্ট্রিবিউশন মোড-এ এগুলোর একটি বেছে নিন:
- সমান: প্রতিটি নতুন অর্ডার সেই স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়, যার কাছে কলের অপেক্ষায় থাকা অর্ডার সবচেয়ে কম।
- শতাংশ: প্রত্যেক স্টাফ মেম্বার অর্ডারের সেই অংশ পান, যা আপনি স্টাফ ট্যাবে সেট করেন।
- মার্কেট অনুযায়ী: প্রতিটি অর্ডার সেই স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়, যিনি অর্ডারের দেশটির দায়িত্বে আছেন। যে দেশের দায়িত্বে কেউ নেই, সেখানকার অর্ডার সবচেয়ে কম অপেক্ষমাণ অর্ডারওয়ালা স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়।
- ম্যানুয়াল: কোনো অর্ডার নিজে থেকে ভাগ হয় না, প্রতিটি অর্ডার আপনি নিজে দেন। এই মোডে স্টাফ ট্যাবটি লুকানো থাকে।
ডুপ্লিকেট অর্ডার ঠিক করে, একই কাস্টমার কয়েক দিনের মধ্যে আবার অর্ডার করলে কী হবে:
- একই স্টাফ মেম্বার: অর্ডারটি সেই স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়, যার কাছে কাস্টমারের প্রথম অর্ডারটি আছে, তাই কাস্টমার একটিই কল পান। এটি ম্যানুয়াল মোডেও কাজ করে।
- অন্য যেকোনো অর্ডারের মতো: অর্ডারটি নতুন অর্ডারের মতোই ভাগ হয়। ম্যানুয়াল মোডে এই বিকল্পটি থাকে না, কারণ সেখানে কিছুই ভাগ হয় না।
- কাউকে দেবেন না: অর্ডারটি কেউ পায় না, তাই আপনি দেখে নিজেই একজন স্টাফ মেম্বার বেছে নিতে পারেন।
অনলাইনে পেমেন্ট করা অর্ডার, অসম্পূর্ণ চেকআউট ও টেস্ট অর্ডার কখনো ভাগ করা হয় না। যে অর্ডার কারও কাছে যায় না, সেটি কোনো স্টাফ মেম্বার ছাড়াই অপেক্ষা করে এবং কোনো স্টাফ মেম্বার নিতে পারলেই তাকে দেওয়া হয়।
প্রত্যেক স্টাফ মেম্বার সেট করা
স্টাফ ট্যাবে কনফার্মেশন পারমিশন থাকা প্রত্যেক স্টাফের জন্য একটি কার্ড দেখায়। প্রতিটি কার্ডে শুধু সেটুকুই দেখায়, যা আপনার ডিস্ট্রিবিউশন মোড ব্যবহার করে:
- নতুন অর্ডার পান: এই স্টাফ মেম্বারের জন্য নতুন অর্ডার বন্ধ করতে এটি বন্ধ করুন, যেমন ছুটির দিনে। আগে থেকে থাকা অর্ডারগুলো তার কাছেই থাকে, আর আপনি এখনও নিজে তাকে অর্ডার দিতে পারেন।
- অংশ: শতাংশ মোডে দেখা যায়, 0 থেকে 100 পর্যন্ত। বেশি অংশ মানে বেশি অর্ডার, আর 0 দিলে এই স্টাফ মেম্বার বিরতিতে থাকেন।
- মার্কেট: মার্কেট অনুযায়ী মোডে দেখা যায়। এই দেশগুলোর অর্ডার এই স্টাফ মেম্বারের কাছে যায়।
কোনো স্টাফ মেম্বারের কনফার্মেশন পারমিশন সরিয়ে দিলে, তার যে অর্ডারগুলো এখনও কলের অপেক্ষায় আছে সেগুলো অন্যদের দেওয়া হয়। তিনি আগেই যে অর্ডারগুলো কনফার্ম করেছেন সেগুলোতে তার নাম থেকে যায়, তাই তার পরিসংখ্যান ঠিক থাকে।
একজন স্টাফ মেম্বার কী করেন
স্টাফ মেম্বার মেনু থেকে কনফার্মেশন খোলেন এবং শুধু তাকে দেওয়া অর্ডারগুলো দেখেন। মেনু আইটেমের পাশের সংখ্যাটি তার কলের অপেক্ষায় থাকা অর্ডার গোনে। প্রতিটি অর্ডারের জন্য তিনি পারেন:
- ক্রেতাকে কল করে অর্ডারের স্ট্যাটাস বদলাতে, যেমন কনফার্মড, যোগাযোগ করা যায়নি বা বাতিল।
- কল চলার সময় অর্ডার এডিট করুন দিয়ে অর্ডারটি ঠিক করতে: প্রোডাক্ট, পরিমাণ, দাম, শিপিং, ডিসকাউন্ট ও ঠিকানা।
- অর্ডারটি তার ডেলিভারি ট্যাব থেকে Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog বা Forcelog-এ পাঠাতে, কনফার্ম করার আগেও।
তারা অন্য অর্ডার দেখতে, অর্ডার কাউকে দিতে, কোনো ক্রেতাকে ব্লক করতে বা কুরিয়ার লেবেল প্রিন্ট করতে পারেন না। দরকার হলে তবেই তাদের অন্য পারমিশন দিন।
কোনো অর্ডার Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog বা Forcelog-এ গেলে, যিনি সেটি কনফার্ম করেছেন বা পাঠিয়েছেন তার নাম পার্সেলের রেফারেন্সের সাথে যায়, তাই আপনি জানতে পারেন কে এটি সামলেছেন।
নিজে অর্ডার দেওয়া
স্টোরের মালিক হিসেবে, কনফার্মেশন পেজে আপনি প্রতিটি অর্ডার একটি স্টাফ মেম্বার কলামসহ দেখেন, আর স্টাফ মেম্বার বা কোনো স্টাফ মেম্বার নেই দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন। অর্ডারে টিক দিন, অ্যাকশন মেনু খুলুন, একজন স্টাফ মেম্বারকে দিন বেছে নিয়ে একজন স্টাফ মেম্বার বেছে নিন, অথবা স্টাফ মেম্বার সরান বেছে নিন।
কনফার্মেশন পরিসংখ্যান
কনফার্মেশন পেজের পরিসংখ্যান ট্যাব খুলুন। মার্কেট, প্রোডাক্ট, তারিখ এবং (মালিকের জন্য) স্টাফ মেম্বার দিয়ে ফিল্টার করুন। আপনি দেখবেন:
- অর্ডার, কলের অপেক্ষায় থাকা এবং ইতিমধ্যে কাজ করা অর্ডারে ভাগ করে।
- কনফার্মেশন রেট: যে অর্ডারগুলোতে কাজ হয়েছে তার মধ্যে কনফার্ম হওয়া অর্ডার।
- ডেলিভারি রেট: কনফার্ম হওয়া অর্ডারের মধ্যে ডেলিভারি হওয়া অর্ডার।
- বাতিল বা রিজেক্টেড: যে অর্ডারগুলোতে কাজ হয়েছে তার মধ্যে হারানো অর্ডারের অংশ, সঙ্গে বাতিল ও রিজেক্টেড অর্ডারের সংখ্যা।
এই কার্ডগুলোর ওপরে প্রতিটি স্ট্যাটাসের জন্য একটি রিং দেখায় তাতে কতগুলো অর্ডার আছে। মালিক সব স্টাফ মেম্বারের তুলনা করা একটি টেবিলও দেখেন। একজন স্টাফ মেম্বার শুধু নিজের সংখ্যাগুলো দেখেন। টেস্ট, ডিলিট করা ও অসম্পূর্ণ অর্ডার গোনা হয় না।