Google Sheets আপনার স্টোরের অর্ডারগুলো নিজে থেকে একটি Google স্প্রেডশিটে পাঠায়। সম্পূর্ণ অর্ডার দেওয়ার সাথে সাথে রিয়েল টাইমে শিটে চলে আসে; অসম্পূর্ণ অর্ডারও পাঠানো যায় (নিচে অর্ডারের ধরন দেখুন)। অ্যাপ মার্কেটের ইউটিলিটি ও বাড়তি সুবিধা ট্যাব থেকে ফ্রি Google Sheets অ্যাপটি ইনস্টল করুন, তারপর আপনার Google অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করে এক বা একাধিক স্প্রেডশিট কনফিগারেশন তৈরি করুন।
আপনার Google অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করা
অ্যাপ > Google Sheets থেকে অ্যাপটি খুলুন। কানেক্ট করার আগে প্যানেলে একটি Google দিয়ে লগইন করুন বাটন দেখায়। এতে ক্লিক করে Google-এ লগইন শেষ করুন। Storeep আপনার হয়ে কানেকশনটি চালু রাখে, তাই আবার লগইন করতে হয় না।
লিংকটি সরাতে প্যানেলের নিচে Google অ্যাকাউন্ট ডিসকানেক্ট করুন-এ ক্লিক করুন। একটি নোট সতর্ক করে যে সব ডেটা স্থায়ীভাবে মুছে যাবে। ডিসকানেক্ট করলে আপনার সেভ করা লগইন তথ্য ও প্রতিটি স্প্রেডশিট কনফিগারেশন ডিলিট হয়, এবং Google-এর দিকে টোকেনটি বাতিল হয়। এর বদলে আপনার Google অ্যাকাউন্ট থেকে অ্যাক্সেস বাতিল করলে ইন্টিগ্রেশনটি ডিসকানেক্টেড হিসেবে চিহ্নিত হয় এবং আপনাকে আবার কানেক্ট করতে হয়।
স্প্রেডশিট কনফিগারেশন যোগ করা
নতুন স্প্রেডশিট যোগ করুন-এ ক্লিক করে নিচের ঘরগুলো পূরণ করুন। কয়েকটি কনফিগারেশন তৈরি করতে পারেন, প্রতিটি আলাদা শিটে এবং নিজের নিয়ম নিয়ে।
চালু করুন
চালু করুন টগল (ডিফল্টভাবে চালু) ঠিক করে এই কনফিগারেশনটি সক্রিয় কি না। সক্রিয় থাকলে মিলে যাওয়া নতুন অর্ডারগুলো শিটে লেখা হয়।
শিটগুলোর মধ্যে অর্ডার ভাগ করুন
শিটগুলোর মধ্যে অর্ডার ভাগ করুন চালু থাকলে (ডিফল্টভাবে বন্ধ) নতুন অর্ডারগুলো পালা করে বাছাই করা স্প্রেডশিটের প্রতিটি ট্যাবে যায়, তাই প্রতিটি ট্যাব সমান সংখ্যক অর্ডার পায়। স্টাফ মেম্বারদের মধ্যে অর্ডার ভাগ করতে কাজে লাগে, প্রত্যেকের জন্য একটি ট্যাব।
ফোন নম্বরের ফরম্যাট
ফোন নম্বরের ফরম্যাট তালিকা ঠিক করে নম্বরগুলো কীভাবে লেখা হবে। এটি কাস্টমারের ফোন নম্বর ও কাস্টমারের WhatsApp দুটো কলামেই খাটে।
- আন্তর্জাতিক নম্বর (ডিফল্ট): নম্বরে দেশের কোড থেকে যায়, যেমন
+212612345678। - 0 সহ লোকাল নম্বর: দেশের কোড সরিয়ে তার জায়গায় একটি 0 বসানো হয়, যেমন
0612345678। - 0 ছাড়া লোকাল নম্বর: দেশের কোড সরানো হয় এবং তার জায়গায় কিছু বসানো হয় না, যেমন
612345678। বেশিরভাগ ডায়ালার ও কুরিয়ার টুল এই রূপটি ঠিকঠাক ইমপোর্ট করে।
প্রতি অর্ডার এক লাইনে
ডিফল্টভাবে কয়েকটি প্রোডাক্টসহ একটি অর্ডার প্রতিটি প্রোডাক্টের জন্য একটি সারি নেয়, আর অর্ডার ও কাস্টমারের কলামগুলো শুধু প্রথম সারিতে পূরণ হয়। প্রতি অর্ডার এক লাইনে চালু থাকলে (ডিফল্টভাবে বন্ধ) এর বদলে পুরো অর্ডারটি একটি সারিতে লেখা হয়, এবং প্রতিটি প্রোডাক্ট কলামে সব আইটেম কমা দিয়ে আলাদা করে লেখা থাকে: তিনটি আইটেম হলে SKU কলামে আসে SKU1, SKU2, SKU3 আর পরিমাণের কলামে 1, 2, 1, সব প্রোডাক্ট কলামে সবসময় একই ক্রমে। এটি রিয়েল টাইমে আসা অর্ডার এবং সব অর্ডার এক্সপোর্ট করুন দুটোতেই খাটে।
স্প্রেডশিটের নাম
Storeep-এর ভেতরে এই কনফিগারেশনের জন্য একটি ছোট নাম। আবশ্যক।
মার্কেট
মার্কেট সিলেক্টর বেছে নেয় আপনার স্টোরের কোন মার্কেটগুলো এই কনফিগারেশনে থাকবে। শুধু বেছে নেওয়া মার্কেটগুলোর অর্ডার পাঠানো হয়। অন্তত একটি মার্কেট আবশ্যক: এটি ফাঁকা রাখা যায় না।
স্প্রেডশিট ও শিট বাছাই
আপনার Google অ্যাকাউন্টে আগে থেকেই স্প্রেডশিট থাকলে সেগুলো সার্চ করা যায় এমন একটি স্প্রেডশিট ড্রপডাউনে লোড হয়। একটি বেছে নেওয়ার পর শিট ড্রপডাউনে এর ট্যাবগুলো লোড হয়; যে ট্যাবে অর্ডার লেখা হবে সেটি বেছে নিন। কোনো স্প্রেডশিট না থাকলে একটি মেসেজ জানায় যে সেভ করার সময় আপনার জন্য একটি তৈরি করা হবে। Storeep কিছুক্ষণের জন্য আপনার Google Drive-এ পৌঁছাতে না পারলে একটি সতর্কতা উইন্ডোটি বন্ধ করে আবার চেষ্টা করতে বলে।
নতুন স্প্রেডশিট তৈরি করুন টগল চালু থাকলে আগের কোনো স্প্রেডশিট বাছাইয়ের বদলে সেভ করার সময় আপনার জন্য একদম নতুন একটি স্প্রেডশিট তৈরি করে।
অর্ডারের ধরন
- সব অর্ডার: স্ট্যাটাস যা-ই হোক, প্রতিটি অর্ডার।
- শুধু সম্পূর্ণ অর্ডার: যে অর্ডারগুলো সফলভাবে দেওয়া হয়েছে এবং অসম্পূর্ণ নয়।
- শুধু অসম্পূর্ণ অর্ডার: যে অর্ডারগুলোর চেকআউট শেষ হয়নি। এগুলো শিটে পৌঁছায় শুধু তখনই যখন Automator অ্যাপ ইনস্টল ও চালু থাকে, Automator-এ আপনার সেট করা রিকভারি সময় পার হওয়ার পর।
প্রোডাক্ট
প্রোডাক্ট তালিকা ঠিক করে কোন অর্ডারগুলো স্প্রেডশিটে যাবে:
- সব প্রোডাক্ট: প্রতিটি প্রোডাক্টের অর্ডার স্প্রেডশিটে লেখা হয়।
- নির্দিষ্ট প্রোডাক্ট: শুধু আপনার বাছাই করা প্রোডাক্টগুলো। একটি প্রোডাক্ট সার্চ করুন, বাছাই করুন, তারপর যোগ করতে প্লাস বাটনে ক্লিক করুন।
- কিছু বাদে সব প্রোডাক্ট: আপনার বাছাই করা প্রোডাক্টগুলো ছাড়া বাকি সব প্রোডাক্ট।
- কালেকশনের প্রোডাক্ট: শুধু আপনার বাছাই করা কালেকশনগুলোর প্রোডাক্ট। কালেকশনগুলো মার্কেট অনুযায়ী সাজানো থাকে।
কলাম ও প্রতিদিনের ব্যবস্থাপনা
যে কলামগুলো পাঠাতে পারেন তার পুরো তালিকা, এবং একটি কনফিগারেশন তৈরি হওয়ার পর তা দিয়ে কী করতে পারেন (আগের সব অর্ডার এক্সপোর্ট, ডুপ্লিকেট, এডিট, ডিলিট), তা আছে Google Sheets-এর কলাম ও ব্যবস্থাপনা-এ।