কীভাবে অর্ডার ম্যানেজ ও ফুলফিল করব?

অর্ডার পেজেই আপনি প্রতিটি অর্ডার সামলান: খুঁজে বের করা, খোলা, স্ট্যাটাস বদলানো, ঠিকানা ঠিক করা এবং ভুয়া অর্ডারের বিরুদ্ধে ব্যবস্থা নেওয়া। মেনুতে অর্ডার-এর পাশের সংখ্যাটি আপনার মোট অর্ডারের সংখ্যা। এই পেজ দেখতে স্টাফ মেম্বারদের অর্ডার পারমিশন লাগে।

পেজের ওপরের বাটনগুলো হলো: নতুন অর্ডার যোগ করুন (দেখুন কীভাবে হাতে একটি অর্ডার যোগ করব?), আপনার কনফার্মেশন টিমকে অর্ডার ভাগ করে দিতে কনফার্মেশন (এটি চালু না করা পর্যন্ত শুধু মালিক এবং সেটিংস পারমিশন থাকা স্টাফ মেম্বারদের দেখায়, দেখুন কনফার্মেশন টিম), স্প্রেডশিট আইকন XLS-এ এক্সপোর্ট করুন (দেখুন কীভাবে আমার অর্ডারগুলো এক্সপোর্ট করব?), ডিলিট করা অর্ডার ফিরিয়ে আনার গোল তীর আইকন (দেখুন কীভাবে ডিলিট করা অর্ডার ফিরিয়ে আনব?) এবং ফিল্টার আইকন।

অর্ডার খুঁজে বের করা

ফিল্টার করুন খুলতে ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন। যেকোনো ফিল্টার সেট করে ফলাফল দেখান-এ ক্লিক করুন। মোছার (মপ) আইকনটি সব ফিল্টার মুছে দেয়।

• সার্চ করুন: অর্ডার নম্বর (পুরো নম্বর), অথবা প্রোডাক্টের নাম বা SKU-এর অংশ লিখুন। কাস্টমারের নাম ও ফোন নম্বর এখানে খোঁজা হয় না। কোনো কাস্টমারের অর্ডার খুঁজতে কাস্টমার পেজে তাকে খুঁজে তার প্রোফাইল খুলুন।
• স্ট্যাটাস: এক বা একাধিক স্ট্যাটাসে টিক দিন। টেবিলের ওপরের স্ট্যাটাস কার্ডগুলোতেও ক্লিক করতে পারেন।
• মার্কেট: শুধু আপনার বেছে নেওয়া দেশগুলোর অর্ডার দেখায়।
• প্রোডাক্ট: শুধু সেই অর্ডারগুলো দেখায় যেগুলোতে একটি নির্দিষ্ট প্রোডাক্ট আছে।
• তারিখের সীমা: শুরু এবং/অথবা শেষ, প্রতিটি দিন পুরোটা ধরে গোনা হয়।
• সাজান: তৈরির সময় - নতুন থেকে পুরোনো (সবচেয়ে নতুন আগে, ডিফল্ট), তৈরির সময় - পুরোনো থেকে নতুন, আপডেটের সময় - নতুন থেকে পুরোনো বা আপডেটের সময় - পুরোনো থেকে নতুন।

অর্ডার টেবিল পড়া

প্রতিটি সারিতে দেখায় তারিখ ও সময় (আপনার স্টোরের টাইম জোনে), স্ট্যাটাস, পেমেন্ট স্ট্যাটাস, আইটেমের সংখ্যা, কাস্টমারের নাম, ফোন বা ইমেইল, মার্কেটের পতাকা এবং মোট। অর্ডার না খুলেই প্রোডাক্ট, পরিমাণ ও দাম দেখতে আইটেমের সংখ্যায় (যেমন 2টি আইটেম) ক্লিক করুন। সন্দেহজনক, ডুপ্লিকেট, পুরোনো কাস্টমার ও টেস্ট-এর মতো ট্যাগগুলো ব্যাখ্যা করা আছে অর্ডার স্ট্যাটাসগুলোর মানে কী?-এ।

অর্ডার খোলা

অর্ডার খুলতে একটি সারিতে ক্লিক করুন। অর্ডার নম্বরের পাশে এর ট্যাগগুলো দেখবেন, যেমন টেস্ট বা পুরোনো কাস্টমার। হেডের নিচের দুটি তীর বাটন আপনি যে তালিকা থেকে এসেছেন তার ওপরের বা নিচের অর্ডারটি খোলে, তাই উইন্ডো বন্ধ না করেই একটার পর একটা অর্ডার দেখে যেতে পারেন। অর্ডারটি কয়েকটি ট্যাবে ভাগ করা:

• অর্ডার: তারিখ, স্ট্যাটাস (স্ট্যাটাস বদলাতে এতে ক্লিক করুন), পেমেন্ট ও মার্কেট, তারপর আইটেম, মোট এবং শিপিং ঠিকানা।
  • আইটেম: ছবি, নাম, বেছে নেওয়া ভ্যারিয়েন্ট, একক দাম, পরিমাণ এবং মোট। আপনার প্রোডাক্টে থাকলে SKU ও বারকোড দেখায়।
  • মোট: ডিসকাউন্ট, শিপিং চার্জ ও VAT (প্রতিটি শুধু শূন্য না হলে, আর অর্ডারে কোনো ফ্রি শিপিং মেথড থাকলে শিপিং চার্জও), তারপর মোট। সাবটোটাল শুধু তখনই দেখায় যখন এর আর মোটের মাঝে কোনো ডিসকাউন্ট, শিপিং চার্জ বা VAT থাকে। Mobile Money ডিপোজিটের ক্ষেত্রে অনলাইনে দেওয়া টাকার পরিমাণ, ডেলিভারির সময় নিতে হবে এবং পেমেন্ট রেফারেন্স-ও দেখতে পাবেন।
  • শিপিং ঠিকানা: শুধু কাস্টমারের পূরণ করা ফিল্ডগুলো, যেমন নাম, ঠিকানা, শহর, ফোন, WhatsApp, ইমেইল ও নোট। ফোন নম্বরে চাপলে কল শুরু হয়, WhatsApp নম্বরে চাপলে চ্যাট খোলে, আর রং তার কোডের পাশে একটি ছোট রঙের নমুনা হিসেবে দেখায়।
• কাস্টমার: কাস্টমারের অন্য অর্ডারগুলো, তারিখ, স্ট্যাটাস ও মোটসহ। কোনো অর্ডার খুলতে তাতে ক্লিক করুন, অথবা উইন্ডো না ছেড়েই এর মেনু থেকে স্ট্যাটাস বদলান।
• ডেলিভারি: আপনার কুরিয়ার অ্যাপের কার্ড, যেমন Sendit, Ameex বা Ozon Express, কোনোটি ইনস্টল করা থাকলে আপনার মরক্কো মার্কেটের প্রতিটি অর্ডারে। অর্ডার কনফার্ম করার আগেই আপনি সেখান থেকে পার্সেল পাঠাতে পারেন, তখন অর্ডারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কনফার্ম হয়ে যায়।
• সোর্স: অর্ডারটি কোথা থেকে এসেছে।
  • ব্রাউজিংয়ের সারসংক্ষেপ: ব্রাউজার, OS এবং ডিভাইস। ব্রাউজারের পুরো ইউজার এজেন্ট ব্রাউজার-এর পাশের তথ্য আইকনের পেছনে আছে।
  • ট্র্যাকিং: যেখান থেকে কানেক্ট হয়েছে (ভিজিটরের ইন্টারনেট কানেকশনের দেশ, যা অর্ডারের মার্কেট থেকে আলাদা হতে পারে), ট্রাফিক সোর্স (ভিজিটর যে সাইট থেকে এসেছেন, পুরো ঠিকানা দেখতে এটি খুলুন), IP ঠিকানা (VPN বা প্রক্সি ব্যবহার হলে নিচে VPN শনাক্ত হয়েছে সহ) এবং ডিভাইসের হিস্ট্রি (Shield অ্যাপ ইনস্টল থাকলে)। ডিভাইসের হিস্ট্রি বলে দেয় একই ফোন বা কম্পিউটার থেকে আপনার স্টোরে অন্য অর্ডার দেওয়া হয়েছে কি না: সেগুলো দেখতে লিংকটি খুলুন, নিচের কমলা লাইন জানায় কখন সেই অর্ডারগুলোতে আলাদা নাম ব্যবহার হয়েছে, আর লাল লাইন গোনে কতগুলো রিজেক্টেড বা রিটার্নড হয়েছে।
  • UTM প্যারামিটার: কাস্টমার যে বিজ্ঞাপনের লিংক থেকে এসেছেন তার source, medium, campaign, term ও content, যদি এমন লিংক থেকে এসে থাকেন।
  • COD Network: অর্ডারটি COD Network-এ পাঠানো হলে সেলার বা অ্যাফিলিয়েট লিড ID এবং তার লাইভ স্ট্যাটাস।
• টাইমলাইন: দেওয়ার পর থেকে অর্ডারটির সঙ্গে কী কী হয়েছে: কে এটি এডিট করেছেন, আর কে এর স্ট্যাটাস বদলেছেন ও কোন স্ট্যাটাসে, সেটি কোনো স্টাফ, AI অ্যাসিস্ট্যান্ট, Automator বা কুরিয়ার অ্যাপ যে-ই হোক।

হাতে যোগ করা অর্ডারে ব্রাউজিং বা ট্র্যাকিংয়ের তথ্য থাকে না, কারণ কোনো কাস্টমারের ব্রাউজার থেকে সেগুলো দেওয়া হয়নি।

অর্ডার এডিট করা

অর্ডারটি খুলে ওপরের অর্ডার এডিট করুন-এ ক্লিক করুন। কাস্টমার চেকআউটে যা যা বেছে নিতেন, তার সবকিছু বদলাতে পারেন:

• প্রোডাক্ট: কোনো লাইনের পরিমাণ বা একক দাম বদলান, তার ভ্যারিয়েন্ট বাটন থেকে অন্য ভ্যারিয়েন্ট বেছে নিন, কোনো লাইন সরিয়ে দিন, অথবা নতুন একটি যোগ করতে প্রোডাক্ট যোগ করুন-এ ক্লিক করুন। লেখার সঙ্গে সঙ্গে মোট আপডেট হয়।
• ডিসকাউন্ট: এতে ক্লিক করে সাবটোটাল থেকে কত বাদ যাবে তা লিখুন। এটি সাবটোটালের চেয়ে বেশি হতে পারে না।
• শিপিং চার্জ: শিপিং মেথড বেছে নিতে এতে ক্লিক করুন। কোনো মেথড চালু করলে তার দাম বসে যায়, যা প্রয়োগ করার আগে বদলাতে পারেন। কোনো মেথড ছাড়া পাঠাতে মেথডটিতে আবার ক্লিক করে বন্ধ করুন।
• ঠিকানা: নাম, জন্মদিন, লিঙ্গ, কোম্পানি, ঠিকানা, দ্বিতীয় ঠিকানা, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর, এলাকা, জেলা, অ্যাপার্টমেন্ট, তলা, রাজ্য বা অঞ্চল, শহর, কমিউন, প্রদেশ, পোস্টাল কোড, ইমেইল ঠিকানা, ফোন, WhatsApp, লিংক, রং এবং নোট। অর্ডারে একটি ফোন নম্বর বা একটি ইমেইল ঠিকানা লাগবে, দুটোর একটি হলেই চলবে। ফোন নম্বরটি অর্ডারের মার্কেটের জন্য সঠিক হতে হবে। না হলে ফিল্ডের নিচে একটি বার্তা দেখায় যে নম্বরটি অর্ডারের দেশের সাথে মেলে না। গ্রাহক যদি তালিকা থেকে বেছে না নিয়ে কোনো শহর বা অন্য জায়গা নিজে টাইপ করে থাকেন, তবে সেটি সবার আগে গ্রাহকের টাইপ করা চিহ্ন দিয়ে দেখায়, যাতে আপনি সেটি রাখতে পারেন বা তালিকা থেকে সঠিকটি বেছে নিতে পারেন।

সেভ করুন-এ ক্লিক করুন। ফোন বা ইমেইল এমন একটিতে বদলালে যা অন্য কোনো কাস্টমারের আগের অর্ডারে আছে, অর্ডারটি সেই কাস্টমারের কাছে চলে যায়। আপনি এডিট করার সময় অন্য কেউ অর্ডারটি সেভ করলে দেখবেন "এই অর্ডারটি অন্য কেউ বদলেছেন, রিলোড করে আবার চেষ্টা করুন", যাতে আপনি কখনও তাঁর পরিবর্তন মুছে না ফেলেন।

স্ট্যাটাস বদলানো

কোনো সারির, খোলা অর্ডারের, অথবা কাস্টমার ট্যাবে আগের কোনো অর্ডারের পাশের স্ট্যাটাস ব্যাজে ক্লিক করে নতুন স্ট্যাটাস বেছে নিন। এটি সঙ্গে সঙ্গে সেভ হয়। অনেক অর্ডার আপডেট করতে সেগুলোতে টিক দিন, টেবিলের ওপরের তিন ডট আইকনে ক্লিক করুন এবং অর্ডারের স্ট্যাটাস আপডেট করুন ব্যবহার করুন। টেবিলের হেডারের চেকবক্সটি পেজের সব অর্ডার বেছে নেয়।

অর্ডার ডিলিট করা

সারির শেষে ট্র্যাশ আইকনে (অর্ডারটি ডিলিট করুন) ক্লিক করুন, অথবা কয়েকটি অর্ডারে টিক দিয়ে তিন ডট মেনু থেকে অর্ডার ডিলিট করুন বেছে নিন। আসল অর্ডার 2 মাস পর্যন্ত ফিরিয়ে আনা যায়। টেস্ট অর্ডার চিরতরে ডিলিট হয়ে যায়।

ভুয়া বা সন্দেহজনক অর্ডার সামলানো

• যেখান থেকে কানেক্ট হয়েছে অর্ডারের মার্কেটের সাথে মিলিয়ে দেখুন। বড় পার্থক্যের সাথে VPN শনাক্ত হয়েছে থাকলে সেটি একটি জোরালো সতর্ক সংকেত।
• ডুপ্লিকেট অর্ডারের ক্ষেত্রে দুটোর কোনোটি শিপ করার আগে আগের অর্ডারটি দেখে নিন।
• একই ব্যক্তিকে আবার অর্ডার দেওয়া থেকে আটকাতে ফোনের পাশে ফোন ব্লক করুন, IP ঠিকানার পাশে IP ব্লক করুন, অথবা ডিভাইসের হিস্ট্রি-এর পাশে ডিভাইস ব্লক করুন ব্যবহার করুন। ব্লক করা ফোন নম্বর দিয়ে আর আপনার স্টোরে অর্ডার দেওয়া যায় না। প্রতিটি বাটন একটি আনব্লক বাটনে বদলে যায়, যা পরে ব্যবহার করতে পারেন। কিছু IP ও ডিভাইস অনেক ভিজিটর একসাথে ব্যবহার করেন এবং সেগুলো ব্লক করা যায় না; সেক্ষেত্রে বার্তাটি আপনাকে অন্যটি ব্লক করতে বলে।
• তারপর অর্ডারটিকে রিজেক্টেড করুন। সব ব্লক ম্যানেজ করুন কীভাবে সক্রিয় লগইন দেখব এবং ব্লক করা IP ও ডিভাইস ম্যানেজ করব?-এ।