Wie verwalte und bearbeite ich Bestellungen?

Auf der Seite Bestellungen bearbeitest du jede Bestellung: finden, öffnen, Status ändern, Adresse korrigieren und gegen gefälschte Bestellungen vorgehen. Die Zahl neben Bestellungen im Menü ist die Gesamtzahl deiner Bestellungen. Mitarbeiter brauchen die Berechtigung Bestellungen, um diese Seite zu sehen.

Die Buttons oben auf der Seite sind: Neue Bestellung hinzufügen (siehe Wie füge ich eine Bestellung von Hand hinzu?), Bestätigung, um Bestellungen an deine Bestätigungsmitarbeiter zu übergeben (wird dem Inhaber und den Mitarbeitern mit der Berechtigung Einstellungen angezeigt, bis du sie einschaltest, siehe das Bestätigungsteam), das Tabellen-Symbol Nach XLS exportieren (siehe Wie exportiere ich meine Bestellungen?), das runde Pfeil-Symbol zum Wiederherstellen gelöschter Bestellungen (siehe Wie stelle ich eine gelöschte Bestellung wieder her?) und das Filter-Symbol.

Bestellungen finden

Klicke auf das Filter-Symbol, um Filtern nach zu öffnen. Setze beliebige Filter und klicke dann auf Ergebnisse anzeigen. Das Wischmopp-Symbol setzt alle Filter zurück.

• Suche: Gib eine Bestellnummer (die vollständige Nummer) oder einen Teil eines Produktnamens oder einer SKU ein. Kundennamen und Telefonnummern werden hier nicht durchsucht. Um die Bestellungen eines Kunden zu finden, suche ihn auf der Seite Kunden und öffne sein Profil.
• Status: Hake einen oder mehrere Status an. Du kannst auch auf die Statuskarten über der Tabelle klicken.
• Märkte: Zeigt nur Bestellungen aus den Ländern, die du auswählst.
• Produkt: Zeigt nur Bestellungen, die ein bestimmtes Produkt enthalten.
• Zeitraum: Von und/oder Ende am, jeder Tag wird vollständig gezählt.
• Sortieren: Erstellt am - absteigend (neueste zuerst, die Standardeinstellung), Erstellt am - aufsteigend, Aktualisiert am - absteigend oder Aktualisiert am - aufsteigend.

Die Bestelltabelle lesen

Jede Zeile zeigt Datum und Uhrzeit (in der Zeitzone deines Shops), den Status, den Zahlungsstatus, die Anzahl der Artikel, Name, Telefon oder E-Mail des Kunden, die Flagge des Markts und die Gesamtsumme. Klicke auf die Artikelanzahl (zum Beispiel 2 Artikel), um Produkte, Mengen und Preise zu sehen, ohne die Bestellung zu öffnen. Tags wie Verdächtig, Dupliziert, Wiederkehrend und Test werden in Was bedeuten die Bestellstatus? erklärt.

Eine Bestellung öffnen

Klicke auf eine Zeile, um die Bestellung zu öffnen. Neben der Bestellnummer siehst du ihre Tags, etwa Test oder Wiederkehrend. Unter dem Kopfbereich öffnen die beiden Pfeil-Buttons die Bestellung darüber oder darunter in der Liste, aus der du kommst. So kannst du deine Bestellungen durchgehen, ohne das Fenster zu schließen. Die Bestellung ist in Tabs aufgeteilt:

• Bestellung: Datum, Status (klicke darauf, um den Status zu ändern), Zahlung und Markt, danach die Artikel, die Summen und die Lieferadresse.
  • Artikel: Bild, Name, gewählte Varianten, Einheitspreis, Menge und Gesamt. SKU und Barcode erscheinen, wenn deine Produkte sie haben.
  • Gesamtsummen: Rabatt, Versandgebühren und MwSt. (jeweils nur, wenn nicht null, die Versandgebühren auch dann, wenn die Bestellung eine kostenlose Versandart nennt), danach Gesamt. Zwischensumme erscheint nur, wenn ein Rabatt, Versandgebühren oder MwSt. zwischen ihr und der Gesamtsumme stehen. Bei einer Mobile-Money-Anzahlung siehst du außerdem den online bezahlten Betrag, Bei Lieferung zu kassieren und die Zahlungsreferenz.
  • Lieferadresse: nur die Felder, die der Kunde ausgefüllt hat, etwa Name, Adresse, Stadt, Telefon, WhatsApp, E-Mail und Notiz. Die Telefonnummer startet einen Anruf, die WhatsApp-Nummer öffnet einen Chat, und eine Farbe erscheint als kleines Farbfeld neben ihrem Code.
• Kunde: die anderen Bestellungen des Kunden mit Datum, Status und Gesamtsumme. Klicke auf eine Bestellung, um sie zu öffnen, oder ändere ihren Status über ihr Menü, ohne das Fenster zu verlassen.
• Lieferung: die Karten deiner Versand-Apps wie Sendit, Ameex oder Ozon Express, bei jeder Bestellung aus deinem Markt Marokko, solange eine davon installiert ist. Dort kannst du das Paket senden, bevor du die Bestellung bestätigst, und die Bestellung wird dann automatisch bestätigt.
• Quelle: woher die Bestellung kam.
  • Übersicht über das Browsing: Browser, Betriebsystem und Gerät. Den vollständigen User-Agent des Browsers findest du hinter dem Info-Symbol neben Browser.
  • Tracking: Verbunden aus (das Land der Internetverbindung des Besuchers, das vom Markt der Bestellung abweichen kann), Traffic-Quelle (die Website, von der der Besucher kam, öffne sie, um die vollständige Adresse zu sehen), IP-Adresse (mit VPN erkannt darunter, wenn ein VPN oder Proxy genutzt wurde) und Geräteverlauf (wenn die Shield-App installiert ist). Geräteverlauf sagt dir, ob dasselbe Handy oder derselbe Computer weitere Bestellungen in deinem Shop aufgegeben hat: Öffne den Link, um sie zu sehen. Eine orange Zeile darunter zeigt, wenn diese Bestellungen verschiedene Namen benutzt haben, und eine rote zählt die, die abgelehnt oder retourniert wurden.
  • UTM-Parameter: Quelle, Mittel, Kampagne, Suchbegriff und Inhalt des Anzeigenlinks, über den der Kunde kam, falls es einen gab.
  • COD Network: die Lead-ID als Verkäufer oder Affiliate und ihr aktueller Status, wenn die Bestellung an COD Network gesendet wurde.
• Verlauf: was mit der Bestellung seit ihrer Aufgabe passiert ist: wer sie bearbeitet hat und wer ihren Status geändert hat und in welchen, ob ein Mitarbeiter, der KI-Assistent, Automator oder eine Versand-App.

Bestellungen, die du von Hand hinzugefügt hast, haben keine Browsing- oder Tracking-Daten, weil kein Browser eines Kunden sie aufgegeben hat.

Eine Bestellung bearbeiten

Öffne die Bestellung und klicke oben auf Bestellung bearbeiten. Du kannst alles ändern, was der Kunde beim Checkout gewählt hätte:

• Produkte: Ändere die Menge oder den Einheitspreis einer Zeile, wähle über ihren Varianten-Button eine andere Variante, entferne eine Zeile oder klicke auf Produkt hinzufügen, um eine hinzuzufügen. Die Summen werden beim Tippen aktualisiert.
• Rabatt: Klicke darauf und gib den Betrag ein, der von der Zwischensumme abgezogen wird. Er darf nicht höher sein als die Zwischensumme.
• Versandgebühren: Klicke darauf, um die Versandart zu wählen. Wenn du eine Versandart einschaltest, wird ihr Preis eingetragen, den du vor dem Übernehmen ändern kannst. Klicke erneut auf die Versandart, um sie auszuschalten und ohne Versandart zu versenden.
• Adresse: Name, Geburtstag, Geschlecht, Firma, Adresse, zweite Adresse, Personalausweisnummer, Viertel, Bezirk, Wohnung, Etage, Bundesland oder Region, Stadt, Gemeinde, Provinz, Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Telefon, WhatsApp, Link, Farbe und Notiz. Die Bestellung braucht eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, eines von beiden reicht. Eine Telefonnummer muss für den Markt der Bestellung gültig sein. Andernfalls siehst du unter dem Feld eine Meldung, dass die Nummer nicht zum Land der Bestellung passt. Wenn der Kunde eine Stadt oder einen anderen Ort von Hand eingegeben hat, statt ihn aus der Liste zu wählen, erscheint er zuerst und ist mit Vom Kunden eingegeben markiert, damit du ihn behalten oder den richtigen aus der Liste wählen kannst.

Klicke auf Speichern. Wenn du das Telefon oder die E-Mail in eine änderst, die eine frühere Bestellung eines anderen Kunden trägt, wird die Bestellung diesem Kunden zugeordnet. Hat jemand anderes die Bestellung gespeichert, während du sie bearbeitet hast, siehst du "Diese Bestellung wurde von jemand anderem geändert, lade sie neu und versuche es erneut". So überschreibst du nie seine Änderung.

Den Status ändern

Klicke auf das Status-Badge in einer Zeile, in einer geöffneten Bestellung oder neben einer früheren Bestellung im Tab Kunde und wähle einen neuen Status. Er wird sofort gespeichert. Um viele Bestellungen zu aktualisieren, hake sie an, klicke auf das Drei-Punkte-Symbol über der Tabelle und nutze Status der Bestellungen aktualisieren. Das Kontrollkästchen im Tabellenkopf wählt alle Bestellungen auf der Seite aus.

Bestellungen löschen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol am Ende einer Zeile (Bestellung löschen) oder hake mehrere Bestellungen an und wähle Bestellungen löschen im Drei-Punkte-Menü. Echte Bestellungen lassen sich 2 Monate lang wiederherstellen. Testbestellungen werden endgültig gelöscht.

Umgang mit gefälschten oder verdächtigen Bestellungen

• Vergleiche Verbunden aus mit dem Markt der Bestellung. Ein großer Unterschied zusammen mit VPN erkannt ist ein starkes Warnsignal.
• Prüfe bei einer Bestellung mit dem Tag Dupliziert die frühere Bestellung, bevor du eine der beiden versendest.
• Nutze Telefon sperren neben der Telefonnummer, IP sperren neben der IP-Adresse oder Gerät sperren neben Geräteverlauf, damit dieselbe Person nicht erneut bestellt. Mit einer gesperrten Telefonnummer kann niemand mehr in deinem Shop bestellen. Jeder Button wird zu einem Button Entsperren, den du später nutzen kannst. Manche IPs und Geräte werden von vielen Besuchern geteilt und lassen sich nicht sperren; die Meldung sagt dir dann, dass du stattdessen das jeweils andere sperren sollst.
• Setze die Bestellung dann auf Abgelehnt. Alle Sperren verwaltest du wie in Wie sehe ich aktive Anmeldungen und verwalte gesperrte IPs und Geräte? beschrieben.