مع التأكيد، يذهب كل طلب جديد بالدفع عند الاستلام إلى أحد موظفي التأكيد لديك، وهم الموظفون الذين يتصلون بالمشترين لتأكيد طلباتهم. يعمل كل موظف فقط على الطلبات المسندة إليه، في صفحة التأكيد الخاصة به، وتتابع أنت عدد الطلبات التي يؤكدها كل واحد وعدد الطلبات التي تُسلَّم.
تفعيل التأكيد
- امنح كل موظف صلاحية التأكيد في الإعدادات ← الموظفون. راجع كيف أضيف موظفين وأحدد صلاحياتهم؟
- افتح الطلبات وانقر على التأكيد، وهو الزر الأول فوق الجدول. لا يراه إلا المالك والموظفون الذين لديهم صلاحية الإعدادات.
- فعّل التأكيد، واختر نمط التوزيع، وانقر على حفظ.
تُفتح صفحة التأكيد وتبقى في القائمة. ومن ذلك الحين تكون إعداداتها هناك، خلف أيقونة الترس (الإعدادات) فوق الجدول، ويختفي الزر من صفحة الطلبات حتى توقف التأكيد. تُوزَّع فقط الطلبات التي تصل بعد التفعيل، فلا يتلقى موظفوك أبدًا كومة من الطلبات القديمة. وإذا أوقفته ثم فعّلته من جديد، يبدأ التوزيع من تلك اللحظة الجديدة.
كيف تُوزَّع الطلبات
في نمط التوزيع، اختر واحدًا مما يلي:
- بالتساوي: يذهب كل طلب جديد إلى الموظف الذي لديه أقل عدد من الطلبات التي تنتظر الاتصال.
- نسبة مئوية: يحصل كل موظف على حصة من الطلبات تحددها في تبويب الموظفون.
- حسب السوق: يذهب كل طلب إلى موظف يغطّي بلده. والطلب القادم من بلد لا يغطّيه أي موظف يذهب إلى الموظف الذي لديه أقل عدد من الطلبات المنتظرة.
- يدوي: لا يُوزَّع أي طلب تلقائيًا، بل تُسند أنت كل طلب بنفسك. يكون تبويب الموظفون مخفيًا في هذا النمط.
يحدد الطلبات المكررة ما يحدث عندما يطلب العميل نفسه مرة أخرى خلال أيام قليلة:
- الموظف نفسه: يذهب الطلب إلى الموظف الذي لديه الطلب الأول للعميل، فيتلقى العميل اتصالًا واحدًا. ويعمل هذا أيضًا في النمط اليدوي.
- مثل أي طلب: يُوزَّع مثل طلب جديد. ولا يظهر هذا الخيار في النمط اليدوي، لأنه لا يُوزَّع فيه أي شيء.
- عدم إسناده لأحد: لا يحصل عليه أحد، فيمكنك أن تتحقق منه وتختار موظفًا بنفسك.
لا تُوزَّع أبدًا الطلبات المدفوعة عبر الإنترنت ولا عمليات الدفع المتروكة ولا الطلبات التجريبية. والطلب الذي لا يجد موظفًا ينتظر دون أي موظف، ويُوزَّع بمجرد أن يصبح أحد الموظفين قادرًا على استلامه.
إعداد كل موظف
يعرض تبويب الموظفون بطاقة لكل موظف لديه صلاحية التأكيد. وتعرض كل بطاقة فقط ما يستخدمه نمط التوزيع لديك:
- استلام الطلبات الجديدة: أوقفه لإيقاف الطلبات الجديدة عن هذا الموظف، مثلًا في يوم عطلته. يحتفظ بالطلبات التي لديه، ويمكنك أن تُسند إليه طلبات بنفسك.
- الحصة: تظهر في نمط النسبة المئوية، من 0 إلى 100. الحصة الأعلى تعني طلبات أكثر، والقيمة 0 توقف هذا الموظف مؤقتًا.
- الأسواق: تظهر في نمط حسب السوق. تذهب طلبات هذه البلدان إلى هذا الموظف.
إذا أزلت صلاحية التأكيد من موظف، تُسلَّم طلباته التي ما زالت تنتظر الاتصال إلى الموظفين الآخرين. أما الطلبات التي أكّدها من قبل فتحتفظ باسمه، فتبقى إحصائياته صحيحة.
ما يفعله الموظف
يفتح الموظف التأكيد من القائمة ويرى فقط الطلبات المسندة إليه. ويعدّ الرقم بجانب عنصر القائمة طلباته التي تنتظر الاتصال. ولكل طلب، يمكنه:
- الاتصال بالمشتري وتغيير حالة الطلب، مثلًا إلى تم التأكيد أو تعذر التواصل أو ملغى.
- تصحيح الطلب أثناء المكالمة عبر تحرير الطلب: المنتجات والكميات والأسعار والشحن والخصم والعنوان.
- إرسال الطلب إلى Sendit أو Ameex أو Ozon Express أو Digylog أو Forcelog من تبويب التوصيل الخاص به، حتى قبل تأكيده.
لا يستطيع الموظفون رؤية الطلبات الأخرى، ولا إسناد الطلبات، ولا حظر مشترٍ، ولا طباعة ملصقات شركات التوصيل. امنحهم صلاحيات أخرى فقط إذا احتاجوا إليها.
عندما يذهب طلب إلى Sendit أو Ameex أو Ozon Express أو Digylog أو Forcelog، يُرسَل اسم الشخص الذي أكّده أو أرسله مع مرجع الطرد، فتعرف من تولّى الطلب.
إسناد الطلبات بنفسك
بصفتك صاحب المتجر، تعرض لك صفحة التأكيد كل الطلبات مع عمود الموظف، ويمكنك التصفية حسب الموظف أو حسب بلا موظف. حدّد الطلبات، وافتح قائمة الإجراءات، واختر إسناد إلى موظف، ثم اختر موظفًا، أو اختر إزالة الموظف.
إحصائيات التأكيد
افتح تبويب الإحصائيات في صفحة التأكيد. صفِّ حسب السوق والمنتج والتاريخ و(لصاحب المتجر) الموظف. ترى:
- الطلبات، مقسمة بين الطلبات التي تنتظر الاتصال والطلبات التي تمت معالجتها.
- معدل التأكيد: الطلبات المؤكدة من بين الطلبات التي تمت معالجتها.
- معدل التسليم: الطلبات المسلَّمة من بين الطلبات المؤكدة.
- ملغاة أو مرفوضة: نسبة الطلبات المعالَجة التي خُسرت، مع عدد الطلبات الملغاة والمرفوضة.
فوق هذه البطاقات، تُظهر حلقة لكل حالة عدد الطلبات فيها. ويرى صاحب المتجر أيضًا جدولًا يقارن بين كل الموظفين. أما الموظف فلا يرى إلا أرقامه. لا تُحتسب الطلبات التجريبية والمحذوفة والمتروكة.