Avec Confirmation, chaque nouvelle commande en paiement à la livraison va à l'un des membres de votre équipe qui appellent les acheteurs pour confirmer leurs commandes. Chacun d'eux travaille seulement sur les commandes qui lui sont confiées, sur sa propre page Confirmation, et vous suivez combien de commandes chacun confirme et combien sont livrées.
Activer la Confirmation
- Donnez à chaque membre de l'équipe qui appelle les acheteurs l'autorisation Confirmation dans Réglages > Membres de l'équipe. Consultez Comment ajouter des membres de l'équipe et définir leurs autorisations ?
- Ouvrez Commandes et cliquez sur Confirmation, le premier bouton au-dessus du tableau. Seuls le propriétaire et les membres de l'équipe qui ont l'autorisation Réglages le voient.
- Activez Confirmation, choisissez un Mode de distribution et cliquez sur Sauvegarder.
La page Confirmation s'ouvre et reste dans le menu. Dès lors, ses réglages se trouvent là, derrière l'icône d'engrenage (Réglages) au-dessus du tableau, et le bouton de la page Commandes disparaît jusqu'à ce que vous désactiviez Confirmation. Seules les commandes passées après l'activation sont distribuées, donc les membres de votre équipe ne reçoivent jamais une pile d'anciennes commandes. Si vous la désactivez puis la réactivez, la distribution repart de ce nouveau moment.
Comment les commandes sont réparties
Dans Mode de distribution, choisissez l'une de ces options :
- Égale : chaque nouvelle commande va au membre de l'équipe qui a le moins de commandes en attente d'appel.
- Pourcentage : chaque membre de l'équipe reçoit une part des commandes que vous fixez dans l'onglet Membres de l'équipe.
- Par marché : chaque commande va à un membre de l'équipe qui couvre son pays. Une commande d'un pays que personne ne couvre va au membre de l'équipe qui a le moins de commandes en attente.
- Manuelle : aucune commande n'est distribuée toute seule, vous attribuez vous-même chaque commande. L'onglet Membres de l'équipe est masqué dans ce mode.
Commandes en double décide de ce qui se passe quand le même client commande à nouveau en quelques jours :
- Même membre du personnel : la commande va au membre de l'équipe qui a déjà la première commande du client, pour que le client ne reçoive qu'un seul appel. Cela marche aussi en mode Manuelle.
- Comme toute commande : elle est distribuée comme une nouvelle commande. Cette option n'est pas proposée en mode Manuelle, où rien n'est distribué.
- Ne la donner à personne : personne ne la reçoit, vous pouvez donc la vérifier et choisir vous-même un membre de l'équipe.
Les commandes payées en ligne, les paiements abandonnés et les commandes de test ne sont jamais distribués. Une commande qui ne trouve personne attend sans membre de l'équipe et est distribuée dès qu'un membre de l'équipe peut la recevoir.
Régler chaque membre de l'équipe
L'onglet Membres de l'équipe affiche une carte pour chaque membre de l'équipe qui a l'autorisation Confirmation. Chaque carte n'affiche que ce que votre mode de distribution utilise :
- Recevoir les nouvelles commandes : désactivez-le pour arrêter les nouvelles commandes de ce membre de l'équipe, par exemple un jour de repos. Il garde les commandes qu'il a déjà, et vous pouvez toujours lui attribuer des commandes vous-même.
- Part : affichée en mode Pourcentage, de 0 à 100. Une part plus haute donne plus de commandes, et 0 met ce membre de l'équipe en pause.
- Marchés : affichés en mode Par marché. Les commandes de ces pays vont à ce membre de l'équipe.
Si vous retirez l'autorisation Confirmation à un membre de l'équipe, ses commandes qui attendent encore un appel sont confiées aux autres. Les commandes qu'il a déjà confirmées gardent son nom, donc ses statistiques restent justes.
Ce que fait un membre de l'équipe
Un membre de l'équipe ouvre Confirmation depuis le menu et voit seulement les commandes qui lui sont confiées. Le nombre à côté de l'élément du menu compte ses commandes en attente d'appel. Pour chaque commande, il peut :
- Appeler l'acheteur et changer le statut de la commande, par exemple en Confirmé, Injoignable ou Annulée.
- Corriger la commande pendant l'appel avec Modifier la commande : les produits, les quantités, les prix, la livraison, la remise et l'adresse.
- Envoyer la commande à Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog ou Forcelog depuis son onglet Livraison, même avant de la confirmer.
Ils ne peuvent pas voir les autres commandes, attribuer des commandes, bloquer un acheteur ni imprimer les étiquettes des livreurs. Donnez-leur d'autres autorisations seulement s'ils en ont besoin.
Quand une commande part chez Sendit, Ameex, Ozon Express, Digylog ou Forcelog, le nom de la personne qui l'a confirmée ou envoyée accompagne la référence du colis, pour que vous sachiez qui l'a traitée.
Attribuer des commandes vous-même
En tant que propriétaire de la boutique, vous voyez sur la page Confirmation toutes les commandes avec une colonne Membre du personnel, et vous pouvez filtrer par membre de l'équipe ou par Aucun membre de l'équipe. Cochez des commandes, ouvrez le menu des actions, choisissez Donner à un membre de l'équipe et choisissez un membre de l'équipe, ou choisissez Retirer le membre de l'équipe.
Statistiques de confirmation
Ouvrez l'onglet Statistiques de la page Confirmation. Filtrez par marché, produit, date et (pour le propriétaire) membre de l'équipe. Vous voyez :
- Commandes, réparties entre celles qui attendent un appel et celles déjà traitées.
- Taux de confirmation : les commandes confirmées parmi les commandes déjà traitées.
- Taux de livraison : les commandes livrées parmi les commandes confirmées.
- Annulées ou rejetées : la part des commandes traitées qui ont été perdues, avec le nombre de commandes annulées et rejetées.
Au-dessus de ces cartes, un anneau pour chaque statut montre combien de commandes il contient. Le propriétaire voit aussi un tableau qui compare tous les membres de l'équipe. Un membre de l'équipe ne voit que ses propres chiffres. Les commandes de test, supprimées et abandonnées ne sont pas comptées.